INTRODUCTION
The term management refers to the process of getting activities completed efficiently and effectively with and through other people. The process represents the functions or primary activities engaged in by managers. These functions are typically labeled planning, organizing, leading, and controlling.
Efficiency is a vital part of management. It refers to the relationship between inputs and outputs. If u can get more output from the given inputs, you have increase efficiency. Similarly, if you can get the same outputs from fewer inputs, you also have increase efficiency. However, it’s not enough simply to be efficient. Management is also concerned with getting activities completed, that is, it seeks effectiveness. When managers achieve their organisation’s goal, we say they are effective.
Process is the way for working. The term of management is all requiment as the way because the manager, doesn’t matter about specialist, involve in activities and to find goal.
1. Planning. Perancangan bererti bahawa para pengurus memikirkan terlebih dahulu tentang matlamat dan tindakan mereka. Tindakan mereka biasanya digerakkan berdasarkan satu kaedah, rancangan atau logic bukannya firasat.
2. Organizing. Organizing mean para pengurus menyelaraskan sumber-sumber tenaga manusia dan bahan organisasi. Keberkesanan sesebuah organisasi itu bergantung kepada keupayaan menentukan penggunaan segala sumber ini bagi mencapai matlamatnya. Sesebuah organisasi itu akan menjadi lebih efektif hanya jika kerja-kerjanya lebih bersepadu dan selaras. Sebahagian dari tugas seseorang pengurus ialah mewujudkan keselarasan ini.
3. Leading. Menghuraikan bagaimana para pengurus mengarah dan mempengaruhi para subordinat, bertindak supaya mereka melakukan tugas-tugas yang perlu. Dengan mewujudkan suatu suasana kerja yang sesuai, para pengurus membantu subordinat supaya memberikan khidmat yang sebaik-baiknya.
4. Controlling. Para pengurus berusaha memastikan bahawa organisasi bergerak ke arah matlamatnya. Sekiranya sebahagian dari organisasi bergerak mengikut arah yang salah, para pengurus akan mencari sebab dan membetulkan arah haluannya.
Takrif kita juga menunjukkan bahawa para pengurus menggunakan semua sumber organisasi, iaitu kewangan, kelengkapan dan maklumat serta tenaga manusianya, untuk mencapai matlamat-matlamat mereka mereka. Manusia adalah sumber yang paling penting bagi sebarang organisasi, tetapi para pengurus akan hanya menghadkan pencapaian mereka sekiranya mereka tidak menggunakan juga lain organisasi yang ada. Misalnya, seseorang pengurus yang ingin meningkatkan jualan bukan hanya perlu cuba mendorongkan pasukan jurujualnya tetapi juga hendaklah menambah belanjawan pengiklanan. Dengan cara ini mereka menggunakan sumber-sumber manusia dan juga kewangan bagi mencapai sesuatu matlamat.
Apabila sesebuah organisasi beroperasi dalam suatu persekitaran luaran yang stabil dan boleh diramalkan, para pengurusnya hanya perlu memberikan perhatian secara sederhana terhadap keadaan luaran. Walaubagaimana pun di zaman kita ini, persekitaran luaran telah mengalami perubahan-perubahan yang pesat yang mempunyai kesan secara mendalam ke atas organisasi dan strategi-strategi pengurusannya. Keadaan ekonomi yang turun naik, sikap pelanggan yang berubah-ubah, keperluan agensi-agensi kerajaan, kenaikan kos tenaga, bahan dan buruh. Semuanya ini membawa kesan kepada organisasi dan pengurusannya. Sesungguhnya, gerak balas organisasi terhadap persekitarannya mungkin merupakan sesuatu yang penting.
MANAGEMENT
Sesebuah organisasi memainkan peranan penting dalam kehidupan manusia. Dalam sesebuah organisasi perniagaan, ia perlu mengeluarkan, memasarkan dan menjual barangan dan perkhidmatan kepada manusia. Untuk menjayakan perniagaan umpamanya, usahawan seharusnya melengkapkan diri dengan ilmu pengurusan perniagaan. Bidang-bidang ilmu pengurusan perniagaan ini termasuklah fungsi pengurusan, pemasaran dan kewangan. Di samping itu, tiga kumpulan utama yang menghidupkan dan menjayakan perniagaan adalah pemilikan perniagaan, pekerja dan pelanggan.
Faktor-Faktor Pengeluaran
Sumber yang digunakan untuk menghasilkan barangan atau perkhidmatan atau kedua-duanya sekali adalah dikenali sebagai faktor pengeluaran, dan ianya adalah terhad. Faktor-faktor yang digunakan dalam menghasilkan barangan dan perkhidmatan adalah seperti tanah, buroh, modal dan keusahawanan. Dalam proses mengeluarkan hasilnya, pengusaha akan mengalami kos pengeluaran seperti sewa, gaji pekerja, kadar faedah atas pinjaman bank dan belanja overhead. Barang-barang dan perkhidmatan yang dihasilkan mestilah memenuhi kehendak-kehendak pelanggan.
PENGARUH PERSEKITARAN
Pentingnya persekitaran luaran dan pengaruh para pemegang kepentingan telah bertambah dengan kewujudan isu-isu dan masalah-masalah social pada tahun 1960-an dan sekitar 1970-an, yang menyebabkan berbangkit tuntutan terhadap peningkatan tahap tanggungjawab social syarikat, satu pendapat betapa syarikat-syarikat berkewajipan bertindak untuk kebaikan masyarakat pada keseluruhan, sekalipun dengan berbuat demikian ia mungkin mengurangkan keuntungan. Perbahasan mengenai peranan perniagaan dalam masyarakat telah mewujud satu agenda masalah social yang termasuklah pencemaran persekitaran, peluang pekerjaan yang sama bagi wanita dan pekerja minority, keselamatan pengguna, dan banyak hal lain yang mencerminkan tujuan-tujuan moral dan social para pemegang kepentingan .
Persekitaran Luaran
Persekitaran luaran terdiri daripada unsure-unsur di luar organisasi yang berkaitan dengan operasinya. Organisasi tidaklah boleh dikatakan dapat memenuhi segala keperluannya. Ia bertukar-tukar sumber-sumber dengan persekitaran dan bergantung kepadanya untuk terus hidup. Bahan-bahan mentah, wang, buruh dan tenaga adalah input persekitaran luaran yang cuba didapati oleh organisasi dan diubah menjadi keluaran atau perkhidmatan , yang kemudian disediakannya sebagai output untuk persekitaran luaran.
Carta page 70
Persekitaran luaran mempunyai unsure-unsur tindakan langsung dan unsur-unsur tindakan langsung dan unsur pelanggan, agensi kerajaan, pesaing, kesatuan buruh, pembekal dan institusi kewangan. (Lihat Rajah diatas)
Unsur-unsur tindakan tak langsung termasuklah teknologi, ekonomi dan politik masyarakat. Unsur-unsur tindaka tak langsung mempengaruhi iklim di mana organisasi itu bergerak dan mempunyai potensi menjadi unsure-unsur tindakan langsung. Apabila perubahan dalam pengharapan orang ramai berhubung tingkahlaku syarikat menyebabkan terbentuknya agensi-agensi pengawasan kerajaan yang baru, maka unsur-unsur tindakan tak langsung menjadi unsur-unsur tindakan lansung.
Komponen-Komponen Tindakan Langsung Persekitaran Luaran.
Komponen-komponen tindakan langsung persekitaran luaran yang utama termasuklah para pemegang kepentingan seperti supplier, customer, pesaing, kesatuan labor firm, finance institution, shyer holder, dan government agency. This component is specific to the organization and never changes their composition.
Supplier.
Setiap organisasi mengambil bahan-bahan mentah , perkhidmatan, tenaga, alat kelengkapan dan buruh dari persekitaran dan menggunakannya untuk menghasilkan output. Oleh yang demikian, setiap organisasi bergantung kepada pembekalnya bagi mendapatkan bahan dan buruh.
Organisasi biasanya membuat urusan dengan para pembekal bahan, perkhidmatan dan tenaga melalui pengurus atau ejen pembelian. Pengurus pembelian mempunyai hubungan dengan beberapa pembekal yang bersaingan dan kadang-kala mungkin membayar harga unit yang lebih tinggi kepada sesetengah-setengah pembekal tunggal. Dengan membahagikan pembelian kepada beberapa penjual, ejen pembelian mungkin dapat mengambil kesempatan dari pertandingan di antara para penjual itu untuk memperolehi harga yang lebih rendah, kerja yang lebih bermutu, dan serahan yang lebih cepat
Penawaran Buruh.
Penawaran buruh juga dilakukan dengan cara yang sama, iaitu personel atau pakar tenaga manusia. Organisasi memerlukan para pekerja yang mempunyai kemahiran dan jenis pengalaman yang berbeza; oleh itu organisasi menggunakan berbagai saluran untuk mendapatkan para pekerja. Apabila organisasi mengambil pekerja dari kalangan anggota kesatuan buruh, biasanya pihak kesatuan dan pihak pengurusan akan mengadakan tawar- menawar untuk membincangkan soal upah, suasana kerja, waktu kerja dan aspek-aspek lain keadaan kerja.
Pelanggan.
Taktik penjualan berbeza menurut pelanggan dan keadaan pasaran. Biasanya, pengurus pemasaran menganalisis bakal pelanggan dan keadaan pasaran dan mengarahkan suatu kempen pemasaran berasaskan analisis tersebut. Pelanggan sesebuah syarikat mungkin merupakan sebuah institusi seperti sekolah, hospital atau agensi kerajaan. Pelanggannya mungkin juga sebuah firma lain seperti kontraktor, pengedar, pengilang ataupun pelanggan perseorangan.
Pasaran pelanggan mungkin merupakan suatu pasaran yang penuh persaingan di mana terdapat sejumlah besar bakal pembeli dan penjual berusaha mendapatkan persetujuan yang paling menguntungkan. Dalam pasaran yang demikian, para pengurus mestilah secara khusus mengambil berat tentang harga, mutu perkhidmatan dan ketersediaan keluaran jika mereka ingin mengekalkan pelanggan yang lama dan menarik pelanggan baru.
Pesaing.
Jenis, bilangan dan tingkahlaku para pesaing organisasi adalah berhubung rapat dengan persekitaran pelanggan. Sesebuah firma mestilah mampu mengalihkan perniagaan dari pihak kepadanya jika ia berhasrat menambahkan bahagiannya dalam pasaran. Ini bererti firma berkenaan mestilah berupaya memberi kepuasan yang lebih sempurna kepada pihak pelanggan. Untuk mecapai kepuasan tersebut, para pengurus mestilah menganalisis cirri-ciri persaingan dan menetapkan strategi-strategi pemasaran yang jelas.
Dalam pasaran oligopoli, secara relatifnya terdapat sebilangan kecil penjual berhadapan dengan ramai pembeli. Harga dan syer pasaran mungkin ditentukan melalui persetujuan industri yang dibuat secara diam-diam atau tak formal dengan diketuai oleh syarikat yang paling besar pengaruhnya. Oligopoli adalah suatu situasi pasaran yang paling umum, tetapi terdapat jenis-jenis yang lain. Dalam monopoli, setiap pelanggan mestilah membeli dari hanya satu sumber, sebagaimana kemudahan elektrik. Dalam kes sedemikian, hubungan penggubal peraturan kerajaan sering merupakan suatu perkara utama.
Institusi Kewangan.
Organisasi bergantung kepada berbagai jenis institusi kewangan, seperti bank perdagangan, bank pelaburan, dan syarikat insuran, untuk mengekalkan mengekalkan dan meluaskan aktiviti-aktivitinya. Firma pernigaan yang baru ditubuhkan dan firma yang sudah kukuh boleh membuat pinjaman jangka pendek untuk membiayai operasi semasa atau pinjaman jangka panjang untuk mengadakan kemudahan baru atau mendapatkan kelengkapan yang baru.
Jesteru pentingnya hubungan kerja yang efektif di antara organisasi dengan institusi kewangan, maka biasanya tugas menjalin dan mengekalkan hubungan sedemikian adalah menjadi tanggungjawab bersama ketua pegawai kewangan dan ketua pegawai operasi berkenaan.
Agensi Kerajaan
Kini, organisasi didapati semakin terlibat dengan agensi-agensi kerajaan. Apabila kerajaan persekutuan tergolong sebagai pelanggan (sebagaimana dalam industri pertahanan), penglibatan sedemikian adalah disambut baik. Lebih menimbulkan kontrovesi lagi ialah hubungan organisasi dengan agensi-agensi pengawasan seperti Federal Communications Commission (FCC) dan OSHA. Agensi-agensi ini membentuk dan menguatkuasakan peraturan-peraturan asas yang menetapkan lingkungan operasi sesebuah industri
Sejak banyak tahun, peranan kerajaan dalam perniagaan telah menjadi perkara perbahasan di antara mereka yang percaya bahawa campur tangan kerajaan dalam perniagaan mengakibatkan sekatan-sekatan yang menyusahkan ke atas perusahaan bebas dan mereka yang menegaskan bahawa pihak kerajaan memang sepatutnya melindungi orang ramai dan persekitaran semula jadi daripada kesan-kesan persaingan.
Dalam tahun 1980-an, tentangan pihak perniagaan terhadap peraturan kerajaan menjadi lebih aktfi. Satu contoh mengenai penentangan pihak perniagaan terhadap peraturan persekutuan berlaku dalam tahun 1984,apabila usaha-usaha kerajaan untuk menyemak dan mengetatkan kawalan ke atas eksport keluaran teknologi-tinggi demi kepentingan keselamatan negara di halang oleh cadangan-cadangan balas yang meganjurkan pengawasan diri oleh syarikat-syarikat. Sekiranya konsep tanggungjawab social syarikat terus mendapat tapak yang kukuh, persetujuan dan kompromi di antara pihak-pihak syarikat dan para pemegang kepantingan boleh mengurangkan tekanan bagi campur tangan kerajaan.
Pemegang Syer dan Lembaga Pengarah
Struktur penguasa perbadanan-perbadanan awam yang besar menyarankan bahawa para pemegang syer, dengan menggunakan hak-hak mengundi mereka, boleh mempengaruhi lembaga pengarah dan dengan demikian mempengaruhi pula tindakan-tindakan organisasi. Walau bagaimanapun, dari segi amalan, ia seringkali bukanlah apa yang berlaku. Ramai pemegang syer membeli dan menjual saham mereka mengikut peluang-peluang pasaran jangka pendek, dan kurang atau tidak berminat untuk mempengaruhi tindakan-tindakan syarikat.
Apabila para pemegang syer secara aktif mencuba untuk mempengaruhi syarikat, halangan-halangan tetap wujud. Keputusan Securities and Exchange Commission tahun 1983 telah menyukarkan lagi aktivis social yang membeli sejumlah kecil saham untuk memaksa undi-undi keatas isu-isu kontrovesi, seperti pelaburan di Afrika Selatan.
KOMPONEN-KOMPONEN TINDAKAN TAK LANGSUNG
PERSEKITARAN LUARAN
Komponen tindakan tak langsung persekitaran luaran mempengaruhi organisasi dalam dua cara. Pertama, kumpulan-kumpulan di luar yang bukan merupakan para pemegang kepentingan mungkin mempengaruhi sesebuah organisasi secara tak langsung melalui satu atau lebih unsure persekitaran tindakan langsungnya. Kedua, unsur-unsur tindakan tak langsung membentuk suatu iklim-teknologi yang cepat berubah, pertumbuhan atau kemerosotan ekonomi, perubahan sikap terhadap kerja, di mana organisasi itu wujud dan organisasi akhirnya mungkin membuat gerak balas. Sebagai misalan, teknologi komputer hari ini membolehkan sejumlah besar maklumat mengenai individu diperolehi, disimpan, diselaraskan dan dipindahkan. Bank-bank dan firma-firma perniagaan yang lain menggunakan teknologi ini untuk menyelenggara, menyimpan, memproses dan bertukar maklumat mengenai status kredit bakal peminjam.
Ramai orang khuatir mengenai penyalahgunaan data, pengambilan rahsia peribadi dan kesilapan-kesilapan lain. Golongan individu yang mengambil berat mengenai hakikat ini mungkin mengambil keputusan membentuk kumpulan pendesak kepentingan untuk mendapatkan perubahan sukarela dalam kaedah-kaedah perniagaan yang diamalkan oleh bank dan organisasi-organisasi lain.
Pembolehubah Teknologi.
Dalam mana-mana masyarakat atau industri, tingkat teknologi memainkan peranan yang penting dalam menentukan jenis keluaran dan perkhidmatan yang akan dihasilkan, jenis kelengkapan yang akan digunakan, dan bagaimana berbagai operasi akan diuruskan. Sebagai contoh sesetengah-setangah pihak berpendapat bahawa kemajuan teknologi yang berterusan akan mengurangkan permintaan terhadap para pengurus pertengahan. Banyak syarikat kini menggunakan komputer bagi membuat ramalan dan penjadualan pengeluaran, iaitu aktivitivi-aktiviti yang selalunya dilakukan atau diselia oleh pihak pengurusan pertengahan. Sungguhpun sesetengah kerja telah dihapuskan dalam aktiviti –aktiviti ini, namun manusia masih lagi diperlukan untuk mengembang, mentafsir dan bertindak ke atas data yang masuk dan keluar dari komputer. Sekiranya keupayaan komputer yang semakin bertambah itu membolehkan lebih banyak data dikumpul, dianalisis, dan digunakan maka lebih banyaklah kerja-kerja baru mungkin diwujudkan untuk menggantikan sesetengah kerja lama yang sudah terhapus.
Perubahan dalam teknologi mungkin seringkali mempengaruhi tindakan para pesaing dan ini memperlihatkan contoh sebagaimana aspek tindakan tak langsung persekitaran boleh menjadi sebahagian dari arena tindakan tak langsung. Selama beberapa tahun, syarikat Polaroid dapat menandingi Eastman Kodak kerana ia mempunyai keluaran yang unik yang dilindungi oleh rangkaian paten yang eklusif. Akhirnya apabila syarikat Kodak berjaya mencipta satu teknologi alternatif, kedudukan pasaran sayarikar Polaroid yang unik itu terancam. Syarikat Polaroid bertindak dengan mengemukakan saman-saman dan juga dengan mencipta keluaran-keluaran yang baru.
Pembolehubah Ekonomi.
Para pengurus perlulah sentiasa mengambil kira kos-kos utama seperti buruh dan bahan-bahan mentah yang diperlukan oleh organisasi mereka. Disebabkan kos-kos itu berubah mengikut masa, maka mereka mestilah menentukan prospek mengenai kestabilan harga atau inflasi di masa hadapan.
Kadar harga yang di tetapkan oleh para pesaing dan pembekal, di samping polisi-polisi belanjawan dan kewangan kerajaan, mempunyai pengaruh yang besar ke atas kos menghasilkan keluaran atau perkhidmatan dan keadaan pasaran tempat keluaran atau perkhidmatan itu dijual. Dalam hal demikian, para pengurus mestilah menumpukan sebahagian dari masa dan sumber untuk meramal keadaan ekonomi dan menjangka perubahan dari segi harga.
Pembolehubah Sosiobudaya
Nilai dan adat sesuatu masyarakat membentuk garis-garis panduan yang menentukan bagaimana kebanyakan organisasi dan pengurus menjalankan operasi. Ada kalanya garis-garis panduan tersebut ternyata agak sempit seperti sekatan ke atas para pekerja kulit hitam di Afrika Selatan, yang melalui undang-undang dan adat tidak diberikan hak memegang jawatan di peringkat pengurusan jesteru itu mereka akan menyelia para pekerja kulit putih. Dalam kebanyakan negara pula, halangan social dikenakan terhadap kaum wanita yang mengejar kerjaya di peringkat pengurusan, namun demikian ada juga kaum wanita yang berjaya menapak ke peringkat yang tinggi itu sekalipun rintangan dan pengorbanan yang terpaksa mereka hadapi begitu besar sekali.
Dalam bidang-bidang yang lain, garis-garis panduan tersebut mungkin agak luas seperti perbezaan dari segi hubungan yang boleh diterima di antara ketua subordinat dalam sesebuah bandaraya ataupun dalam sesebuah organisasi. Dalam sesetengah kes, hubungan biasa itu mungkin sangat formal di mana subordinat ternyata begitu hormat terhadap mereka yang berpangkat lebih tinggi darinya dalam hierarki. Dalam organisasi-organisasi yang lain, mungkin tidak terdapat banyak tanda wujudnya perbezaan dari segi pangkat.
Niali dan adat masyarakat juga digambarkan dalam struktur organisasi firma. Sebagai contoh di Jepun, di mana pekerka mungkin bekerja untuk syarikat yang sam seumur hidup, para subordinat adalah lebih banyak terlibat dalam penentuan polisi dan soal membuat keputusan berbanding dengan para pekerja di Amerika.
Pembolehubah Politik Perundangan
Adakah agensi kerajaan akan mengamalkan pendirian yang tegas atau lembut dalam hubungannya dengan pihak pengurusan? Adakah undang-undang antitrust atau cegah monopoly akan dikuatkuasakan dengan tegas ataupun tidak diperdulikan? Adakah dasar kerajaan akan menyekat atau menggalakan kebebasan pihak pengurusan untuk bertindak ? Jawapan bagi soalan-soalan ini bergantung pada sebahagian besarnya kepada iklim politik dan perundangan dalam sesuatu tempoh masa.
Penglibatan kerajaan dalam hal ehwal perniagaan dan organisasi bukan untung telah semakin meningkat sepanjang abad ini. Biasanya, peraturan ini bertambah banyak dikuatkuasakan berikutan sesuatu keruncingan ekonomi atau social yang utama. Sebagi contoh kemelesetan ekonomi pada 1930 an dan pergerakan hak asasi manusia pada tahun 1960-an telah menyebabkan banyak cirri perundangan dikuatkuasakan dan agensi pengawasan yang baru dibentuk. Arah aliran ini semakin ketara apabila orang ramai menuntut supaya kerajaan melindungi pihak pengguna, memelihara persekitaran dan menghapuskan diskriminasi dalam pekerjaan, pendidikan dan perumahan. Semua desakan ini diperkuatkan lagi dengan adanya golongan di kalangan mereka juga pengurus yang menyeru supaya dipatuhi prinsip-prinsip etika yang tinggi dalam tindak laku perniagaan dan bidang masing-masing.
Dimensi Antarabangsa.
Komponen antarabangsa dari persekitaran luarna juga memperlihatkan peluang dan cabaran dan mempunyai potensi untuk bergerak dari faktor tindakan tak langsung menjadi faktor tindakan langsung. Sebagai contoh banyak syarikat di Amerika mendapati adalah menguntungkan menjalankan operasi pemasangan dan pengilangan di Mexico, iaitu berdekatan sempadan Amerika dan Mexico, manakala perniagaan-perniagaan borong dan runcit telah tubuhkan di Rio Grande di sebelah Amerika untuk memenuhi keperluan-keperluan orang-orang Mexico yang dating melawat. Dalam tahun1984 kerajaan Mexico menurunkan nilai peso dan memulakan kawalan mata wang untuk menyekat modal mengalir keluar dari negaranya, operasi-operasi pengilangan di sebelah kawasan Mexico didapati beroleh keuntungan, manakala banyak dari perniagaan borong dan runcit di sebelah kawasan Amerika habis musnah. Contoh ini menunjukkan betapa perlunya syarikat-syarikat yang melibatkan diri dalam perdagangan asing supaya memperkirakan penilaian risiko dan ekonomi dalam strategi-strategi mereka.
Firma-firma yang terlibat dalam pengeluaran dan jualan di seberang laut segera mempelajari bahawa kejayaan atau kegagalan seringkali bergantung kepada pengetahuan yang tepat tentang undang-undang, adat, etika, system ekonomi dan kaedah-kaedah pengurusan negara-negara tempat mereka menjalankan perniagaan. Syarikat-syarikat multinasional, yang menguruskan kemudahan-kemudahan pengeluaran dalam sepuluh atau dua puluh buah negara yang berlainan dan membuat jualan di 50 buah negara atau lebih, mestilah mengumpulkan pengetahuan yang secukupnya tentang segala pembolehubah yang terdapat di negara-negara tempat mereka menjalankan operasi.
Arah Aliran Dalam Persekitaran Luaran.
Dalam tahun-tahun kebelakangan ini, pihak awam telah menjadi komponen persekitaran luaran yang paling mendesak. Jesteru itu pihak media kini berupaya mendapatkan lebih banyak maklumat dari yang boleh didapatinya dahulu, ia telah mewujudkan segolongan besar para pengguna yang serba maklum. Pandangan terhadap pihak berkuasa telah berubah dan orang ramai tidak lagi menerima sahaja sesuatu keputusan tanpa membantah. Sebagai satu kumpulan kecil dalam masyarakat, tenaga kerja juga telah semakin berana menyuarakan kepentingannya.
Kesulitan melaksanakan peraturan dan arahan kerajaan yang dikira kompleks dan kadangkala bercanggah telah menyebabkan bertambahnya desakan supaya kerajaan mengurangkan penglibatannya dalam dunia perniagaan. Peraturan yang sedikit mungkin memudahkan lagi tugas para pengurus tetapi para pengurus pula mestilah dapat melahirkan inisiatif baru untuk mencapai tujuan social yang sama seperti yang ingin dilaksanakan oleh peraturan-peraturan tersebut.
MENGHUBUNGKAN ORGANISASI DENGAN PERSEKITARAN
Sejauhmana persekitaran luaran mempengaruhi para pengurus adalah berbeza keadaannya mengikut jenis dan tujuan organisasi. Perbezaan ini terdapat di kalangan kedudukan dan fungsi dalam organisasi. Oleh kerana para pengurus di tingkat-tingkat atas dalam organisasi mempunyai kuasa yang lebih besar dan perspektif yang lebih luas, maka mereka memikul tanggungjawab lebih berat bagi menguruskan hubungan dengan persekitaran luaran berbanding dengan para pengurus tingkat bawahan.
Para pengurus dan organisasi mereka bergerak balas terhadap persekitaran luaran dengan cara mencuba mempengaruhi persekitaran tindakan langsung dan dengan cara meramal serta membuat pelarasan terhadap arah-arah aliran dalam persekitaran tak langsung.
Mempengaruhi Persekitaran Tindakan Langsung.
Untuk mendapatkan kesan dari persekitaran tindakan langsung, para pengurus mestilah menumpukan usaha mereka kepada aspek-aspek penting persekitran itu, terutamanya aspek-aspek yang ada kaitan dengan matlamat tertentu organisasi berkenaan. Jika mereka menimbangkan dengan sama setiap komponen, mereka hanya akan membuang masa dan tenaga dengan cara-cara tidak produktif. Tetapi dengan membuat tumpuan kepada faktor-faktor yang penting, para pengurus boleh menentukan sasaran bagi percubaan mereka untuk mempengaruhi persekitaran.
Persekitaran tindakan langsung adalah satu kuantiti yang dikenali dan organisasi mempunyai pola interaksi yang tetap dan kukuh dengannya. Banyak teknik telah dicipta untuk mempengaruhinya. Para pengurus mempengaruhi keutamaan pengguna melalui pengiklanan. Mereka mengadakan hubungan kerjasama dan berunding dengan para pembekal untuk menarik dan mengekalkan khidmat para pekerja dan membuat perjanjian dengan pihak-pihak kesatuan bagi menstabilkan keadaan pasaran buruh.
Ramalan dan Persekitaran Tindakan Tak Langsung.
Seringkali, perubahan di dalam persekitaran tindakan tak langsung ialah tanda pertama tentang kesan yang akan berlaku kemudian terhadap aktiviti organisasi. Para pengurus bertindak dengan cepat dalam berbagai cara untuk mengetahui cirri-ciri perkembangan yang sedemikian. Mereka mungkin mengikuti jejak perkembangan atau aliran persekitaran secara berterusan, dengan harapan melalui cara-cara tersebut untuk mendapatkan suatu pengertian yang berguna tentang persekitaran luaran. Arah aliran perbelanjaan pengguna yang menurun misalnya, pada umumnya mungkin menyedarkan seseorang pengilang barnag-barang mewah betapa pengeluaran perlu dikurangkan sebelum jualan kepada pelanggan tetap mula merosot.
Maklumat mengenai persekitaran tindakan tak langsung boleh didapati dari banyak sumber, desus-desus tak formal di sesebuah industri, para pengurus organisasi-organisasi lain, data yang dihasilkan oleh aktiviti organisasi itu sendiri, laporan dan statistik kerajaan, jurnal perdgangan, penerbitan kewangan dan perniagaan am, perkhidmatan terus bank data komputer dan banyak lagi. Penyelidikan boleh dilakukan untuk mencari kepastian tentang perkembangan yang dijangkakan. Dengan menggunakan teknik-teknik ramalan, para pengurus boleh menjangkakan perubahan dalam peraturan kerajaan, sikap orang ramai, kos pembekal, ketersediaan bahan-bahan mentah, tindakan para pesaing, dan seterusnya dan bersedia dengan jalan-jalan tindakan alternatif dan rancangan-rancangan konkrit yang akan diambil untuk tindakan masa hadapan.
Perancangan, Rekabentuk Organisasi dan Persekitaran.
Cara paling penting para pengurus membuat pelarasan terhadap persekitaran luaran ialah melalui pengembangan dan perlaksanaan rancangan-rancangan bagi organisasi mereka. Rancangan-rancangan ini mungkin mudah, bermatlamat jangka pendek dan terhad skopnya, atau rancangan-rancangan tersebut mungkin agak sofistikated, bermatlamat jagka panjang dan begitu menyeluruh. Rancangan-rancangan yang berpotensi paling sofisikated dan menyeluruh mengandungi konsep asas organisasi dan strategi-strategi yang akan bukan sahaja memandu langkah penyesuaian organisasi terhadap persekitaran luaran langsung dan tak langsung tetapi ia juga memandu usaha-usahanya untuk mempengaruhi tingkahlaku ejen-ejen dalam persekitaran tindakan langsung.
Jenis pelarasan pengurusan yang khusus terhadap persekitaran melibatkan perubahan dalam struktur formal organisasi serta aliran kerjayanya. Pola autoriti, hubungan laporan di kalangan para pengurus, dan daya seumpamanya. Bentuk pelarasan terhadap persekitaran ini biasanya disebut “rekabentuk organisasi’ bererti penyusunan organisasi secara sedar supaya ia dapat memenuhi dengan sebaik-baiknya permintaan persekitaran pada suatu masa. Sungguhpun tidak banyak organisasi direkabentuk secara rasional, namun banyak juga organisasi disusun semula dan distrukturkan kembali supaya sesuai dengan kehendak persekitaran.
CONCLUSION
*Sumber: |
.